1. 什麼是文員
文員是公司的基層職員，一般從事文件處理工作，也有許多的公司從薪金上劃分員工、文員、職員的級別，但有些公司對文員的要求很高，也賦予一些權力。
其實所謂的文員也就是文職人員，即主管經理之助理之類的。但是在不同的公司，文員一職所做的工作都有所不同。通常情況下，文員是做些文字處理、文檔整理、復印文件、接聽電話及處理辦公室日常事務(接待客人、清潔衛生、購買辦公用品等)之類的工作。總之都比較繁瑣的事。另外，有些公司的文員還要協助會計做一些記帳工作。一般要求會基本的電腦操作(公司不同會有具體的要求:就是指對電腦的操作內容和熟練程度有所不同，當然少數公司可能也不需要電腦的)，一些大的公司對語言也有所要求的(普通話，英語之類的)，另外就是當事人本身所具備的一些綜合素質(工作態度、思想品德、工作能力等)。
一、文員分類
工行文員分兩類:
1、文員即普通意義的文員。
2、"文員"即非普通意義的文員。
3、主要分:行政文員、人事文員、文案文員、檔案文員、銷售文員。
①行政文員主要負責辦公室日常事務。
②人事文員主要負責人事考勤、人員招聘、薪酬計算、社保辦理及後勤的管理。
③文案文員主要負現起草文件合同等文件。
④檔案文員主要負責管理公司文件、合同等相關的資料。
⑤銷售文員主要負責協助銷售合同及其他營銷文件資料的管理、歸類、整理、建檔和保管工作。
二、辦公室文員職責：主要負責會議、文書、印信、檔案、接待、宣傳欄、文件報紙收發，具體是:
1、接聽、轉接電話;接待來訪人員。
2、負責辦公室的文秘、信息、機要和保密工作，做好辦公室檔案收集、整理工作。
3、負責總經理辦公室的清潔衛生。
4、做好會議紀要。
5、負責公司公文、信件、郵件、報刊雜志的分送。
6、負責傳真件的收發工作。
7、負責辦公室倉庫的保管工作，做好物品出入庫的登記。
8、做好公司宣傳專欄的組稿。
9、按照公司印信管理規定，保管使用公章，並對其負責。
10、做好公司食堂費用支出、流水帳登記，並對餐費做統計及餐費的收納、保管。
11、每月環保報表的郵寄及社保的打表。
12、管理好員工人事檔案材料，建立、完善員工人事檔案的管理，嚴格借檔手續。
13、社會保險的投保、申領。
14、統計每月考勤並交財務做帳，留底。
15、管理辦公各種財產，合理使用並提高財產的使用效率，提倡節儉。
16、接受其他臨時工作。
三、行政文員職責
1、在企劃部經理的領導下，負責公司促銷活動方案的設計、策劃、實施與業務管理。
2、負責編制公司年度促銷活動預算，提交年度促銷方案，制定與協調各區域促銷活動推進時間與方案選擇。
3、負責各區域促銷活動的工作指導與審批管理，協助各區域市場開展促銷活動。
4、負責制定公司公共關系計劃與實施方案，策劃與組織實施公關活動。
5、負責促銷活動的方案管理與文檔備案，評估活動效果，提交季度促銷活動分析報告。
6、完成企劃部經理交辦的其他任務。
四、檔案文員職責：
1、負責起草公司行政會議及其他例會的會議紀要。
2、負責各類文件的拆封、登記、傳閱、催辦等工作，做好公司各類檔案的接受、整理、保管和統計工作，實行集中統一管理。
3、負責各類文件檔案的入庫工作並做好統計。
4、負責檔案的借閱、復制和利用，根據需要，編制必要的檢索工具和參考資料，注意信息反饋，為公司各部門的檔案查閱提供方便，認真做好使用記錄。
5、及時收集各類檔案，做好平時的立卷工作，並做好整理、修復、裝訂、編目和歸檔工作。
6、負責歸檔文件的驗收、鑒定，做到歸檔文件完整、簽署齊全、裝訂整齊、分類科學、使用方便。
7、負責定期清查檔案，及時催討借出的檔案，做到賬物相符。
8、每天做好檔案室的清潔工作和溫濕度記錄，落實防盜、防火、防塵等安全措施，對損壞或變質的檔案，及時進行修補和復制。
五、文員職業要求：
1、有一個很好文字功底，無論是寫"實心"的東西還是寫"空心"的東西。另外還需善於領會領導的意圖(可能有的時候，他不一定能很好的表達出來他要說的意思，但是你要能設身處地的替他想到)。
2、工作效率要高，記憶力要超強，因為要處理很多瑣碎的事情和突發事件，有的時候會有一些很小、時間周期很長的事情需要做，如果不慎忘記，後果不堪設想。
3、如果是領導的跟班秘書，還要照顧好領導的飲食起居，替他想到、照顧到，做好這一點是很重要的。
4、文員的工作是比較繁雜的，有的小公司文員根本就是雜工，平時掃掃地，擦擦桌子，而且有人來的時候要倒倒水，最重要的是文員要會思與想，知道什麼事情該做，什麼不該做。
5、對於文員的計算機水平會操作"office"辦公軟體。
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